5 tips voor RPA

Tja, RPA. Hoe begin je er aan? En hoe zorg je dat de implementatie succesvol verloopt? Dit zijn vragen waar veel managers mee zitten. RPA is een nieuwe technologische ontwikkeling waar nog maar relatief weinig organisaties ervaring mee hebben. In deze blog willen wij je een beetje op weg helpen en geven we je 5 tips voor RPA. Door je aan deze tips te houden heeft je project een grotere slagingskans.

 

1. Kies een geschikt proces

Het kiezen van een geschikt proces voor je (eerste) RPA implementatie is van groot belang. Het eerste waar je bij deze keuze naar moet kijken is of een proces repetitief is. Dat wil zeggen, of het altijd volgens dezelfde regels loopt en geen uitzonderingen kent. Dit wordt ook wel het zogenoemde ‘Als…dan’ principe genoemd: ‘Als dit het geval is, dan moet dit gedaan worden’. De reden dat dit belangrijk is, is omdat de RPA robot niet zelf kan nadenken. Hij kan alleen handelingen uitvoeren die in zijn software zijn geïnstalleerd en heeft hiervoor de ‘Als…dan’ trigger nodig. Met uitzonderingen kan hij niet omgaan, aangezien hier menselijke logica voor nodig is.

 

Ook is het van belang dat het proces voor een hoog productievolume zorgt. Voor dit soort processen is namelijk de meeste winst te behalen met RPA. Nu heb je hier vaak nog veel menselijke krachten voor nodig, aangezien het grote processen zijn. Als de robot deze processen (in ieder geval gedeeltelijk) overneemt en automatiseert dan heb je hier een stuk minder menselijke krachten voor nodig. Hiermee reduceer je de proceskosten dus op grote schaal.

 

Naast deze eisen zijn er ook nog enkele aspecten van een proces waarvoor RPA extra aantrekkelijk is:

  • Het proces is onderhevig aan veel menselijke fouten. Als er in een proces vaak fouten worden gemaakt door medewerkers dan kan RPA hier van grote nut zijn. RPA robots zijn 100% accuraat in hun werk en zullen dit soort menselijke fouten elimineren uit processen. Dit zorgt vervolgens voor een hogere kwaliteit van je producten en/of diensten.
  • Het proces kent onregelmatigheden in de vraag. Sommige processen kennen pieken en dalen qua vraag en kunnen zo het ene moment helemaal niet nodig zijn en het andere moment juist op grote schaal. Dit is voor een organisatie echter zeer onhandig, aangezien dit moeilijk te managen is wat betreft personeel. De RPA robots kunnen daarentegen gemakkelijk minder draaien of uitgezet worden bij een dal en opgeschaald worden bij een piek. Als het een zeer drukke periode is, kan de robot zelfs 24/7 doorwerken.
  • Het proces is van belang voor de oplevertijd van het product. Als een proces vertraging kan opleveren voor de levering aan de klant dan is het uiteraard nuttig als dit proces zo snel mogelijk uitgevoerd wordt. Doordat het proces na automatisering niet meer afhankelijk is van werknemers (die het proces langzamer uitvoeren dan de robot) kan het product sneller opgeleverd worden. Hierdoor heb je vervolgens tevredenere klanten.
  • Het proces kan 24/7 uitgevoerd worden. Eén van de grootste voordelen van RPA is dat de software 24/7 kan draaien. Het is dus zonde als een robot een proces automatiseert dat alleen tijdens kantooruren kan worden uitgevoerd. Dan maak je niet optimaal gebruik van de software.

 

Tips voor RPA

 

2. Overtuig je collega’s

Als het idee van een RPA implementatie niet van het management zelf komt, is het uiteraard van belang om hen eerst te overtuigen van de software. Zij zijn degene die het project uiteindelijk moeten goedkeuren, dus zonder hun hulp kom je nergens. Zorg hierbij dat je zelf voldoende kennis van RPA hebt, de voordelen van de software uitgebreid en duidelijk uit kunt leggen en antwoord weet te geven op hun vragen.

 

Vaak komt een groter probleem echter kijken bij het overtuigen van de rest van de organisatie. In veel organisaties zien wij dat medewerkers een weerstand hebben tegen de software. Dit komt omdat zij bang zijn dat de robot hun werk over zal nemen en hen hierdoor overbodig zal maken. Voordat aan de implementatie wordt begonnen is het dan ook van groot belang dat de medewerkers eerst meegenomen worden in het project. De beste manier om dit te doen is door ze uit te leggen dat RPA geen gevaar voor hun baan is, maar dat het juist voordelen voor hen met zich meebrengt. Doordat de RPA robot namelijk hun saaie en repetitieve werkzaamheden overneemt, hebben zij meer tijd voor leuke, inhoudelijke en uitdagende werkzaamheden. Zodra zij dit inzien, zullen zij sneller overtuigd zijn van de software en achter de implementatie staan.

 

En voordat je misschien denkt dat dit niet zó’n belangrijk punt is en het best overgeslagen kan worden, willen we de noodzaak hiervan eveneens uitleggen. Medewerkers zijn namelijk degene met de meeste kennis van het proces. En aangezien de robot het gehele proces bij aanvang nog moet ‘leren’, moet deze input van degene met alle proceskennis komen: de medewerkers. Daarnaast zijn het de medewerkers die de robot moeten blijven monitoren en aanpassen wanneer nodig. Om deze twee dingen goed uit te voeren is het wel van belang dat zij achter de implementatie staan.

 

3. Wees grondig

Grondig zijn is in eigenlijk elke fase van belang. In het begin moet je namelijk grondig zijn in het kiezen van een geschikte leverancier. Er zijn verschillende RPA leveranciers en hun software verschilt op belangrijke punten. Zo is de één bijvoorbeeld geschikter voor kleine organisaties en bevat de andere eveneens ingebouwde Artificial Intelligence elementen. Ook moet je overwegen of je een consultant wilt inschakelen om je te helpen bij de implementatie. Daarnaast is het, zoals hierboven al is vermeld, vervolgens van groot belang om grondig te zijn in het kiezen van je processen. Het is hiervoor aan te raden om ze uitgebreid te analyseren (bijvoorbeeld met behulp van Process Mining) om er zo zeker van te zijn dat je een geschikt proces kiest.

 

Zodra dit allemaal is gedaan kan aan een pilot-test begonnen worden. Hierbij test je de robot vaak op een klein gedeelte van het proces dat je wilt automatiseren om er zo zeker van te zijn dat de robot goed is geïnstalleerd en dat hij geen fouten in zijn software heeft zitten. Hierdoor kun je grote fouten voorkomen. Bij deze pilot-test is het van belang dat:

 

  • De werknemer die nu het proces leidt betrokken wordt. Hij/zij moet helpen bij het programmeren van de robot, moet leren hoe hij/zij de robot monitort, waar op gelet moet worden en hoe aanpassingen in de software gemaakt kunnen worden. Op deze manier train je de medewerker meteen om na de test zelfstandig aan de slag te kunnen met de robot.
  • De resultaten van de pilot-test worden vergeleken met voorgaande resultaten (toen het proces nog door medewerkers werd uitgevoerd). Op deze manier kan meteen duidelijk worden of en waar fouten zitten en wat de robot je kan opleveren. Je kunt bijvoorbeeld vergelijkingen maken op basis van tijd, kosten en aantal gemaakte fouten.

 

Nadat de pilot-test succesvol is verlopen kan de robot werkelijk ingezet worden. Ook hierbij zijn bepaalde aspecten waar op gelet moet worden:

  • De medewerkers die voorheen bij het proces betrokken waren, moeten nog steeds bij het proces betrokken worden. Zij leiden het proces misschien niet meer, maar beschikken wel nog steeds over de benodigde kennis en vaardigheden. Zij moeten nieuwe rolverdelingen en verantwoordelijkheden krijgen, waarin ook het monitoren van de robot is vastgesteld.
  • Het gebruik van RPA zelf en de doorgevoerde procesveranderingen moeten naar relevante stakeholders gecommuniceerd worden.
  • De resultaten van de robot moeten geanalyseerd blijven worden. Hier kunnen vervolgens belangrijke leerpunten uitgehaald worden, waardoor toekomstige RPA projecten effectiever en efficiënter ingevoerd kunnen worden.

 

Tips voor RPA

 

4. Zorg dat je voorbereid bent op onvoorziene kosten

Eén van de andere tips voor RPA is dat je voorbereid moet zijn op onvoorziene kosten. RPA heeft een ROI van slechts enkele maanden en zal dan ook al snel bijdragen aan het verminderen van kosten binnen je organisatie. Maar net als bij de meeste investeringen kun je ook bij RPA soms tegen onvoorziene kosten aanlopen. Zo kun je bijvoorbeeld extra consultancykosten hebben of heeft je personeel meer training nodig dan verwacht. Dit soort onverwachte kosten moeten ingecalculeerd worden in het budget. Zo zorg je ervoor dat je op een later moment financieel gezien niet in de problemen komt. Ook weet je op deze manier zeker dat je klaar bent voor een RPA implementatie.

 

5. Wees realistisch

Een probleem dat wij vaak zien, is dat organisaties RPA als  oplossing zien en verwachten dat het een soort wonder-software is. Dit zien we dan ook vaak terug in de opgestelde doelen voor RPA, welke te onrealistisch zijn. Als dit het geval is dan zullen de uiteindelijke resultaten vrijwel altijd teleurstellend zijn. Het is dan ook aan te raden om deze doelen samen met bijvoorbeeld een consultant of een RPA-expert op te stellen. Zij kunnen je hierbij uitleggen wat realistisch is om van de software te verwachten en kunnen er zo voor zorgen dat je beter weet waar je aan toe bent.

 

Tips voor RPA

 

Dit zijn 5 tips voor RPA. Met deze tips voor RPA kun je hopelijk een begin maken aan je implementatie. Het is echter zeer begrijpelijk als je een eerste implementatie nog steeds ingewikkeld vindt. Wij kunnen je hierbij helpen. Heb je hier interesse in? Volg dan één van onze trainingen of neem contact met ons op voor overige vragen.

 

Ook interessant:

RPA en kleine organisaties: is dit ook een ‘match made in heaven’?

Een RPA robot ook voor jouw branche? Ongetwijfeld!

Hoe RPA en Lean elkaar ondersteunen

 


Bron afbeeldingen: oe.ucdavis.educrestinortodox.ro, doyoubake.com