Afdelingen waar RPA perfect voor is

RPA heeft voor de gehele organisatie en voor alle medewerkers een grote impact. Alle afdelingen en alle medewerkers binnen een organisatie komen in aanraking met de software. Voor werknemers is dit vaak een beetje gek, aangezien zij ineens met een ‘robot’ moeten gaan samenwerken. Zij moeten zich in hun werkzaamheden enigszins aanpassen aan de software en moeten leren hoe de software werkt en hoe zij het moeten blijven controleren. Toch zijn er vier afdelingen waar RPA het meest geschikt voor is. De afdelingen waar RPA de grootse impact op heeft, worden hieronder uitgelegd.

 

Backoffice

De eerste van de afdelingen waar RPA perfect voor is, is de backoffice. De meeste repetitieve handelingen bevinden zich binnen de backoffice van je organisatie. Dit maakt het dat deze afdeling ook het meest kan profiteren van de software. Veel van de werkzaamheden van de backoffice kunnen overgenomen en geautomatiseerd worden door de RPA robot. Zo kan de robot facturen verwerken, offertes opstellen en versturen, bevestigingsmail versturen, berekeningen maken en noem het maar op! De robot voert deze handelingen daarbij niet alleen sneller (en daardoor goedkoper) uit, maar ook 100% accuraat. De robot leert de processen bij de implementatie van begin tot einde en voert de handelingen altijd hetzelfde uit. Hij volgt hierbij altijd dezelfde opgestelde regels en maakt nooit een typefoutje o.i.d. Dit kun je van je werknemers natuurlijk niet verwachten, vooral niet bij saai, repetitief werk. Als je twee uur lang bezig bent met het verwerken van facturen dan is het lastig om hierbij geen fout te maken. De robot doet het echter allemaal automatisch en volgt simpelweg de regels.
 

IT

Voor de IT afdeling kunnen RPA robots aan de ene kant hulp en ondersteuning bieden, maar aan de andere kant is de hulp van deze afdeling ook nodig voor de implementatie. Het is zeker niet de bedoeling dat de IT-afdeling de gehele implementatie moet verzorgen, maar hun hulp is wel nodig. Ondanks dat de implementatie van RPA vrij gemakkelijk is en de software zeer gebruiksvriendelijk is, is enige technische kennis wel een pré. Zo is het bijvoorbeeld handig als de IT-afdeling een gebruikersnaam en wachtwoord aanmaakt voor de robot.

 

IT medewerkers hebben zelf echter ook iets aan de robot. De robot kan hen namelijk helpen bij het vroegtijdig opsporen van fouten in systemen of applicaties. Fouten of storingen in systemen kent iedereen wel en worden door iedereen als irritant en storend ervaren. En je zult net zien dat dit soort storingen altijd voorkomen op momenten dat jij toch écht in dat systeem moet. Dus, wat doe je? Je belt de IT-afdeling en vraagt hen om het op te lossen. Maar jij bent niet de enige, want waarschijnlijk krijgen zij aan de lopende band telefoontjes. Dit maakt het dat de storing of fout niet alleen voor jou irritant is, maar ook voor de IT-afdeling zelf. Door de robot het systeem herhaaldelijk te laten scannen en analyseren kunnen eventuele fouten op tijd opgespoord worden. Dit kan vaak gedaan worden voordat zij zichtbaar zijn voor gebruikers, waardoor werkelijke mankementen of storingen voorkomen kunnen worden. Dit is vervolgens fijn voor zowel medewerkers als voor de IT-afdeling. Werknemers hebben namelijk geen last van falen in een systeem of applicaties. IT medewerkers zijn daarnaast geen tijd meer kwijt aan het beantwoorden en oplossen van klachten over een mankement. Dit voorkomt voor beide partijen irritaties.

 

Daarnaast kan de robot ook authenticatie-inloggegevens creëren en wijzigen, controles uitvoeren voor gegevensintegriteit en de back-up en synchronisatie van bestanden en gegevens regelen. Daarnaast kan de robot zich eveneens ontfermen over licentiebeheer, nieuwe aankopen van licentie en software-vernieuwing.

 

Afdelingen waar RPA

 

Human Resource

De Human Resource (HR) afdeling van je organisatie is ook een van de afdelingen waar RPA zeer geschikt voor is. Deze afdeling heeft eveneens te maken met een hoop administratieve taken. Zo komt er bijvoorbeeld bij het aannemen en vertrekken van medewerkers een hoop papierwerk kijken. Door in dit proces de repetitieve administratieve handelingen te laten automatiseren door een RPA robot ben je zowel sneller als transparanter. Je kunt de robot bijvoorbeeld een nieuw account en e-mailadres aan laten maken, de benodigde bevoegdheden laten verstrekken en de nieuwe medewerker in het mailingsysteem zetten.

 

Een andere optie voor de robot kan zijn om salaris uitbetalingen te regelen. Het is eigenlijk onwijs omslachtig (en ouderwets) om dit nog handmatig te doen. Stel je voor dat een HR medewerker van een grote organisatie handmatig alle uren moet ophalen uit een systeem en deze vervolgens handmatig moet doorsturen naar het management of naar de organisatie die de uitbetalingen regelt. Vind je dit niet omslachtig? Het zijn namelijk volledig repetitieve handelingen die eenvoudig overgenomen kunnen worden door een RPA robot. Hierdoor is de HR medewerker hier vrijwel geen tijd meer aan kwijt en kan hij/zij deze tijd besteden aan inhoudelijke taken.

 

Een andere zeer handige werkzaamheid die de RPA robot over kan nemen is het screenen van CV’s. Dit kan voor werknemers onwijs veel tijd kosten, vooral als er veel aanmeldingen binnen zijn gekomen. Er moet op veel verschillende eisen en vaardigheden worden gecheckt om te kijken of kandidaten geschikt zijn. RPA kan CV’s grondig scannen op de relevante vereisten. Op basis van deze analyses kan de robot een lijst samenstellen van mogelijke kandidaten, hen een uitnodiging sturen en de niet geschikte kandidaten een afwijs mail sturen. Werknemers kunnen uren bezig zijn met dit proces, terwijl de robot het in slechts een paar minuten kan!

 

Afdelingen waar RPA

 

Klantenservice

De klantenservice heeft met een grote hoeveelheid klachten en vragen te maken, waar veel data voor nodig is. Daarnaast staat deze data vaak in veel verschillende systemen en applicaties, waardoor het voor werknemers veel tijd kost om dit op te halen. Het kost hen namelijk veel tijd om de hele tijd tussen deze systemen en applicaties te wisselen. En dit leidt vervolgens tot iets wat we allemaal kennen: ‘er zijn 10 wachtende voor u’… Door een RPA robot in te zetten kunnen telefoontjes en mailtjes sneller afgehandeld worden en hoeven klanten minder lang te wachten (wat iedereen natuurlijk wilt). Het kost een RPA robot slechts enkele seconden om benodigde informatie op te halen. Hij kan daarnaast eenvoudig en snel tussen deze verschillende applicaties en systemen wisselen, wat eveneens veel tijd bespaart. Hierdoor zijn de wachttijden korter en worden klachten of vragen zelf ook sneller afgehandeld. Dit leidt vervolgens tot een verhoogde klanttevredenheid.

 

Afdelingen waar RPA

 

Dit zijn vier afdelingen waar RPA zeer effectief ingezet kan worden en waar de software van grote toegevoegde waarde kan zijn. Dit zijn echter niet de enige afdelingen waar RPA geschikt voor is. Verre van zelfs. RPA kan eigenlijk in elke afdeling ingezet worden. Elke afdeling kent namelijk wel repetitieve handelingen. Heb jij ook interesse in RPA? Bekijk dan ons trainingsaanbod eens, of neem contact met ons op voor overige vragen.

 

Ook interessant:

Mythes over RPA: wat is wel en wat is niet waar?

5 tips voor een geslaagde RPA implementatie

RPA en kleine organisaties: gaat dit ook samen?

 


Source image: focuson-it.nl, salesforce.com