RPA implementatie

Voor veel organisaties is het nog eng om met RPA te beginnen. Het enge aan RPA kan namelijk zijn dat je goedwerkende processen gaat veranderen. En why change a winning team, denk je misschien? Dat brengt toch alleen risico’s met zich mee?! Nee, dat valt reuze mee! Er zijn uiteraard welke enkele belangrijke aspecten waar de organisatie of het RPA team zich aan moeten houden bij een RPA implementatie, maar in feite brengt de software meer voordelen dan risico’s met zich mee. Als de implementatie succesvol verloopt dan heeft je organisatie al binnen enkele maanden lagere kosten, betere resultaten, minder fouten, verhoogde wendbaarheid én een hogere werknemerstevredenheid. In deze blog geven wij je 7 tips voor je eerste RPA implementatie. Met deze tips verhoog je de slagingskans van je robot!

 

1. Kies geschikte processen

Dit is misschien wel het belangrijkste punt. De belangrijkste eis hiervoor is of het proces repetitief is. Dat wil zeggen, dat het geen uitzonderingen kent en altijd dezelfde regels volgt. Processen moeten altijd via het ‘als…dan’ principe lopen: ‘Als dit gebeurt, dan moet dat de volgende handeling zijn’. Dit is van belang omdat de RPA robot geen menselijke logica kan gebruiken en dus niet zelf kan nadenken. Hij moet dus altijd een ‘als…dan’  trigger krijgen waardoor hij weet wat de standaard vervolgstap is.

 

Daarnaast zijn er ook nog enkele andere vereisten voor het proces. Een lijst van deze vereisten vind je hier. Het is van groot belang dat je er zeker van bent dat je een geschikt proces kiest voor de implementatie. De  automatisering van een proces dat niet geschikt is voor RPA zal je organisatie helaas niets opleveren. Daarnaast moet je voordat de robot ingesteld wordt het proces doorlopen en kijken of deze nog optimaal verloopt. Als dit niet het geval is, moet het proces eerst aangepast worden. Op deze manier neemt de robot het efficiëntste proces over. Zoals Bill Gates altijd zei: ‘’The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.’’.

 

RPA implementatie

 

2. Begin rustig

Wat wij vaak zien is dat organisaties te snel te veel willen. Als zij eenmaal de keuze hebben gemaakt om met RPA te beginnen dan willen zij meteen met meerdere processen tegelijkertijd aan de slag en willen zij dit vaak ook nog eens te snel doen. Dit is echter niet verstandig. De software is niet ingewikkeld, maar toch is het aan te raden om eerst te oefenen op één proces (of op een gedeelte van een groter proces). Op deze manier krijg je de software onder de knie, zie je hoe je de processen het beste kunt inrichten en krijgen je medewerkers wat tijd om aan de software te wennen. Als de gehele organisatie eenmaal gewend is aan de software kun je het op grotere schaal gaan implementeren. We snappen dat zo’n nieuwe technologische ontwikkeling spannend en leuk is, maar echt; begin rustig! Dan heb je de grootste kans dat je eerste RPA implementatie zal slagen.

 

3. Kies voor een eenvoudig proces

Naast dat het verstandig is om klein te beginnen, is het ook aan te raden om een relatief eenvoudig eerste proces te kiezen. Op deze manier is het een stuk eenvoudiger om te leren omgaan met de software en kun je het gemakkelijker implementeren. Daarnaast zie je sneller resultaat bij een klein en eenvoudig proces. Dit kan het enthousiasme voor RPA vervolgens doen oplaaien. Dus ook hier snappen we dat het aantrekkelijk is om meteen met een groot en belangrijk proces te beginnen, maar dit zal je kans op een geslaagde RPA project echt doen afnemen. Dus gooi jezelf niet meteen in het diepe, maar begin bij de basics.

 

 

RPA implementatie

 

4. Kies een geschikte RPA aanbieder

Er zijn veel verschillende RPA aanbieders, wiens software op belangrijke punten verschillen. Het is dus ook van belang om je hier in te verdiepen en niet zomaar de eerste de beste te kiezen. Zo is een bepaalde aanbieder bijvoorbeeld geschikter voor bepaalde branches of voor juist kleine of grote organisaties. Wij hebben hier de grootste RPA aanbieders benoemd en vergeleken op enkele van deze belangrijke aspecten. Ook kun je deze blog lezen waar wij enkele criteria bespreken waarop gelet moet worden als je een RPA aanbieder aan het kiezen bent. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat je erop let of aanbieders zich bezig houden met technologische innovaties, of zij een goede support service hebben en hoe gebruiksvriendelijk hun software is.

 

5. Betrek de juiste medewerkers bij de implementatie

Voor het implementeren van de RPA robot is het van belang dat de juiste medewerkers gekozen worden. Maar wie zijn die juiste medewerkers dan? Dat is simpel; dit zijn de medewerkers die voor de implementatie het proces zelf uitvoerden. Zij hebben namelijk de meeste kennis van het proces en weten dus ook wat de robot allemaal precies moet leren om efficiënt te werken. Daarnaast zullen zij het als eerste zien als de robot fouten maakt in zijn werkzaamheden. Het is dan ook van belang dat zij na de implementatie de robot blijven monitoren en blijven controleren. Als hij inderdaad toch niet helemaal goed geïnstalleerd is dan moeten zij hier achter komen. Dit zorgt er vervolgens eveneens voor dat zij zich meer betrokken voelen bij de RPA implementatie en zich meer voor het project zullen inzetten.

 

6. Biedt trainingen aan

Een RPA implementatie brengt grote veranderingen met zich mee. Zowel voor de manier waarop processen uitgevoerd worden als voor je medewerkers. Hun baaninvulling verandert, aangezien zij zich niet meer bezig hoeven te houden met de repetitieve werkzaamheden die de robot van hen heeft overgenomen. Zij moeten, zoals hierboven al is uitgelegd, zich vervolgens wel ontfermen over de robot. Dit kost hen niet veel tijd, maar het is wel van belang dat zij de software hiervoor kennen en begrijpen. Het is daarom aan te raden om eerst trainingen aan te bieden zodat zij bekend worden met de software. Zo moet iemand bijvoorbeeld ook weten hoe er veranderingen gemaakt moeten worden in de software en hoe eventuele problemen opgelost moeten worden. Deze volledige taken moeten echter niet alleen bij medewerkers zelf komen te liggen. Het is van belang dat de IT-afdeling en managers ook enige kennis hebben van de software.

 

RPA implementatie

7. Communiceer met je medewerkers

Als laatste benoemen wij het goed communiceren met je medewerkers. Er zijn namelijk bepaalde dingen die medewerkers niet van trainingen kunnen (of zullen) leren. Voordat zij überhaupt achter een RPA implementatie staan en zo’n training willen volgen, is het nodig dat zij weten wat de software precies inhoudt en wat het gaat doen. Veel medewerkers zijn bang dat het een bedreiging voor hun baan vormt. Het is van belang dat zij leren dat dit niet het geval is. Zij zullen willen weten wat het verder voor impact op hen zal hebben en het is aan jou als manager om dat uit te leggen.

 

Als medewerkers een duidelijk beeld hebben van RPA en zich beseffen dat de software juist voordelen voor hen met zich meebrengt, zullen zij eerder achter de RPA implementatie staan. Zij zullen zich er dan ook meer voor gaan inzetten. Leg ze dus uit dat zij juist meer tijd overhouden die zij kunnen steken in inhoudelijke, leukere werkzaamheden en dat zij vrijgespeeld worden van de saaie klusjes. Zodra zij dit beseffen, zullen zij ook inzien dat hun werktevredenheid zal stijgen. Om ze bij het proces betrokken te houden is het vervolgens wel van belang dat je met ze blijft communiceren. Dus blijf gedurende het gehele project fouten en successen met ze delen en neem ze mee in het project.

 

Dit zijn 7 tips voor een eerste RPA implementatie. Door deze tips te volgen maak je het jezelf een stuk makkelijker bij de eerste implementatie en verhoog je de slagingskans. Bij het zesde punt (biedt trainingen aan) kunnen wij eventueel helpen! Bekijk hiervoor ons trainingsaanbod.Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen voor overige vragen.

 

Ook interessant:

4 afdeling waar RPA perfect voor is

Hoe RPA en Lean elkaar ondersteunen

Mythes over RPA: wat is wel en wat is niet waar?

 


Source image: powerakademy.com, thesalesprocess.comnpdi.nl