RPA binnen HR

De software van RPA kan eigenlijk binnen elke branche en in elke afdeling ingezet worden. Dit is omdat er zich overal repetitieve taken bevinden die de software robot eenvoudig kan automatiseren en overnemen. Wij willen je toch een iets duidelijker beeld geven wat de software nou precies kan en dus laten wij dat hier zien aan de hand van een praktijkvoorbeeld. In deze blog zullen wij dit doen aan de hand van RPA binnen HR. Binnen Human Resources wordt de software steeds vaker gebruikt en dus kunnen wij enkele cases uitleggen waarmee RPA binnen HR kan helpen.

 

1. Salaris uitbetaling

De salaris uitbetaling komt vaak te liggen bij de HR-afdeling. Vooral bij grote organisaties met veel medewerkers kan dit veel werk zijn voor HR medewerkers. En toch zien wij nog vaak dat dit handmatig gebeurt, terwijl dat natuurlijk niet rendabel kan zijn. Stel je voor dat HR werknemers voor alle 150 medewerkers handmatig de uren moeten ophalen uit een systeem en dit daarna hangmatig door moeten sturen naar degene die over de uiteindelijke uitbetaling gaat. Dit is een beetje omslachtig, of niet? En vooral als je bedenkt dat dit repetitieve handelingen zijn waarbij de vaardigheden en kwaliteiten van je medewerkers niet naar boven komen. Een RPA robot kan dit daarentegen in slechts enkele minuten doen. Hierdoor hoeven je medewerkers geen tijd meer aan de uitbetaling van de salarissen te verspillen en kunnen zij deze inzetten voor meer inhoudelijke taken. Daarnaast maakt de robot ook geen fouten bij deze activiteit.

 

2. Inschrijving van nieuwe medewerkers

Alle dingen die geregeld moeten worden bij het aannemen van een nieuwe medewerker zijn taken van de HR-afdeling. Zo moet er bijvoorbeeld een nieuw account en e-mailadres aangemaakt worden, er moeten bepaalde bevoegdheden worden verstrekt en hij/zij moet in het mailingssysteem worden gezet. Dit is uiteraard geen uitdagend werk voor HR medewerkers en ook niet iets waar ze voldoening uithalen. Maar ja, het moet toch gebeuren. Maar ook dit kan de RPA robot eenvoudig automatiseren. Zodra een nieuwe medewerker is aangenomen kunnen de gegevens doorgegeven worden aan de robot, waarna hij er mee aan de slag gaat. Zo kan er ook voor worden gezorgd dat alles klaar is op zijn/haar eerste dag.

 

RPA binnen HR

3. Ontslag regelen

Ook bij het ontslag van een medewerker zijn er dingen die geregeld moeten worden. En ook dit is weer de taak van de HR-afdeling. Zo zijn er bepaalde ontslagdocumenten die aangemaakt en verwerkt moeten worden, toegang tot systemen en accounts moet geblokkeerd worden en de laatste salaris uitbetaling moet geregeld worden. Als een RPA robot dit overneemt, scheelt dit de HR-afdeling weer een hoop tijd. Daarnaast gebeurt deze afhandeling van zaken op een consistente manier, zodat je hier geen problemen mee kunt krijgen. De robot zal de ontslagregelingen altijd volgen en zal hier geen fouten in maken. Stel dat een medewerker dus niet vrijwillig vertrekt, kun je hier geen moeilijkheden mee krijgen.

 

4. CV’s screenen

Het screeningsproces van CV’s kan een HR medewerker veel tijd kosten. Er moet hierbij op veel verschillende vaardigheden, vereisten en andere dingen gescreend worden. Want ook al staat in de vacature duidelijk waar iemand aan moet voldoen dan alsnog krijg je vaak ook een hoop aanmeldingen binnen van mensen die eigenlijk niet geschikt zijn. Hier moet onderscheid tussen gemaakt worden om zo een lijst te kunnen samenstellen van kandidaten die voor een gesprek uitgenodigd worden. Voor medewerkers is dit veel werk, vooral als er veel aanmelding binnen zijn gekomen. Een RPA robot kan dit daarentegen in slechts enkele minuten doen. Hierbij voert hij grondige achtergrondchecks uit en vergelijkt hij informatie van de CV’s met de relevante vereisten van de vacature. Aan de hand hiervan stelt de robot vervolgens een lijst samen van de geschikte kandidaten, stuurt deze een uitnodiging en stuurt hij de ongeschikte kandidaten een afwijs mail.

 

RPA binnen HR

 

5. Absentie en vakantiedagen managen

Als een medewerker ziek is of op vakantie is dan moet dit vaak gemeld worden aan de HR-afdeling. Zij moeten bijhouden hoeveel vakantiedagen een medewerker nog over heeft en als iemand zich heel vaak ziek meldt dan moeten zij dit in de gaten houden. Het is echter gemakkelijk om hierbij het overzicht kwijt te raken. Een RPA robot kost dit daarentegen geen moeite. Hij werkt automatisch het aantal vakantiedagen bij, kan een melding krijgen als deze (bijna) op zijn en kan een melding krijgen als iemand opvallend vaak ziek is. Vervolgens kan hij dit doorspelen aan een HR medewerker, welke dan kan kijken of er iets aan de hand is en of er iets aan de betreffende medewerker of het management doorgegeven moet worden. Door een robot dit proces te laten overnemen voorkom je dat er fouten worden gemaakt of dat dingen worden gemist. Zo behoud je gemakkelijk het overzicht!

 

Boek nu je RPA training

 

Het bovengenoemde zijn slechts enkele taken waarmee RPA binnen HR kan helpen. Er zijn nog veel meer repetitieve handelingen die een RPA robot kan overnemen van HR medewerkers. De automatisering van dit soort processen zorgt voor een hogere kwaliteit, een verlaging van kosten en tijd en het verhoogt de werknemerstevredenheid. Ben jij ook benieuwd hoe RPA binnen HR verder nog kan helpen? Of wil je weten hoe RPA binnen andere afdelingen of branches ingezet kan worden? Bekijk dan ons trainingsaanbod eens! Je kunt ook contact met ons opnemen voor overige vragen.

 

Ook interessant:

Help! Hoe behoed ik mijzelf voor valkuilen van RPA?

Een RPA robot ook voor jou branche? Absoluut!

RPA en kleine organisaties: is dit ook een ‘match made in heaven’?

 


Source image: yousense.info, careermetis.com