RPA en kleine organisaties

Veel mensen hebben de impressie dat RPA een software is voor grote organisaties en ook enkel en alleen voor hen. Dit is niet gek, want het meeste wat je over RPA leest gaat ook over grote organisaties die de software toepassen. Deze veronderstelling is echter verre van waar. Op de vraag of RPA en kleine organisaties ook goed samengaan, kan namelijk simpelweg ‘‘ja’’ geantwoord worden: RPA is eveneens, en misschien zelfs wel extra, voordelig voor kleine tot middelgrote organisaties. In deze blog leggen wij uit waarom en hoe RPA en kleine organisaties samengaan.

 

Concurrentie van grotere organisaties

Kleine en middelgrote organisaties ondergaan een hoge mate van concurrentie van grote organisaties. Want hoe kun je opboksen tegen organisaties met aannemelijk meer geld? Of tegen organisaties die een grotere naam voor zichzelf hebben opgebouwd? Dit zijn vragen waar kleine organisaties zich steeds meer mee bezig moeten houden. Maar laat RPA hen hierin nou juist een oplossing bieden! Als je als kleine organisatie namelijk investeert in RPA dan houden je werknemers meer tijd over voor het toevoegen van klantwaarde: je kunt meer, met hetzelfde aantal werknemers. Door werknemers vrij te spelen van repetitieve, tijdrovende werkzaamheden houden zij ineens onwijs veel tijd over. Deze tijd kunnen zij vervolgens bijvoorbeeld steken in het bedenken van nieuwe producten, het verhogen van de kwaliteit van hun werk en klantcontact. Daarnaast voert de robot de werkzaamheden 100% accuraat uit, waardoor menselijke fouten geëlimineerd worden. Dit beide is voordelig voor:

 

  • De snelheid en kosten: De robot kan 24/7 werken én voert het werk sneller uit dan werknemers dit kunnen. En zoals je weet; tijd kost geld. RPA heeft een ROI van slechts enkele maanden, dus de eenmalige investering heb je er snel weer uit.

 

  • De werknemerstevredenheid: Niemand vindt repetitieve handelingen leuk. Het hoort erbij, maar als het een (te) groot deel van je werk betreft dan kan dit zorgen voor ontevredenheid. Als een RPA robot deze saaie, tijdrovende handelingen van je kan overnemen dan kun je deze vrijgespeelde tijd besteden aan werkzaamheden waar je wel plezier uithaalt en welke uitdagend zijn. Dit verhoogt op zijn beurt de werknemerstevredenheid.

 

  • De kwaliteit: De kwaliteit van je producten verbetert door twee aspecten. Ten eerste maakt de robot geen fouten in zijn werk, wat de kwaliteit ten goede komt. Ten tweede kunnen werknemers zich meer op de kwaliteit focussen, aangezien ze hier meer tijd voor hebben.

 

  • De resultaten: Logischerwijs zullen de resultaten ook stijgen door een toenemende kwaliteit. En als je hogere resultaten behaalt dan wordt het al iets gemakkelijker om met grote organisaties te kunnen concurreren.

 

RPA en kleine organisaties

 

Hieronder wordt dit nog iets uitgebreider uitgelegd.

 

RPA en kleine organisaties

Natuurlijk wilt elke organisatie de tijd van hun werknemers zo efficiënt mogelijk inrichten, maar voor kleine organisaties is dit nog belangrijker. Zij hebben vaak geen geld om extra werknemers aan te nemen en de tijd die medewerkers kwijt zijn aan repetitieve werkzaamheden die gaat altijd af van de tijd die zij kunnen gebruiken voor waarde toevoegende werkzaamheden. Grote organisaties hebben wel geld om extra mensen aan te nemen om er voor te zorgen dat er óók nog genoeg tijd wordt besteed aan inhoudelijke taken. Kleine organisaties kunnen zich dit echter vaak niet veroorloven. Door processen te stroomlijnen en efficiënter in te richten met behulp van RPA kun je dus niet alleen kosten besparen, maar ook een hogere klanttevredenheid behalen én kan je organisatie sneller groeien. Je kunt het dus eigenlijk zien als een uitbreiding van je team, alleen dan met ‘software werknemers’ in plaats van met fysieke.

 

Deze verhoogde klanttevredenheid komt ook terug in het volgende punt. Wij zien namelijk regelmatig dat kleine organisaties het lastig vinden om hun klanten in al hun behoeftes te voorzien. Zowel tijd hebben voor klantenservice, administratieve taken, nieuwe innovaties, etc. is voor kleine organisaties vaak lastig te bereiken. Dat is zonde, want al deze aspecten zijn wel noodzakelijk als je organisatie wilt kunnen groeien (of zelfs blijven bestaan). Maar door een RPA robot bijvoorbeeld alle facturen te laten verwerken, voorraden automatisch bij te laten vullen of salarissen regelen, kunnen je werknemers zich richten op overige taken zoals een goede klantenservice of het bedenken van nieuwe producten/services.

 

RPA en kleine organisaties

 

Minder weerstand

Eén van de voordelen die kleine organisaties hebben ten opzichte van grote organisaties bij de implementatie van een robot is het kleine aantal werknemers. Een probleem dat wij vaak zien, is dat werknemers weerstand bieden tegen RPA. Zij zijn bang dat de robot hun werk over zal nemen en hen hierdoor overbodig zal maken. Het is echter wel van groot belang dat werknemers achter de implementatie staan en zich hier ook voor inzetten en betrokken blijven gedurende het gehele proces.

 

Aangezien kleinere organisaties per definitie minder werknemers hebben, is de weerstand hier ook minder groot dan bij organisaties die een onwijs groot team hebben. Daarnaast is het gemakkelijker om aan een klein team uit leggen wat de voordelen van RPA zijn. Zo kun je ze eenvoudiger uitleggen dat de software hen juist zal ondersteunen in hun werkzaamheden (in plaats van hun banen zal overnemen). Op deze manier kun je het team sneller overtuigen van de kracht van RPA en kun je hun steun ontvangen. Hierin hebben kleine organisaties dus een voordeel ten opzichte van grote organisaties bij de implementatie zelf.

 

RPA en kleine organisaties

 

Betere proceskennis

Dit voordeel hangt ook samen met het lagere aantal werknemers. In kleine organisaties kennen werknemers meestal het gehele proces. In grote organisaties is dit vaak niet het geval. Processen worden hier vaak door verschillende mensen of zelfs afdelingen uitgevoerd. Dit is voor de loop van het proces geen probleem, maar het maakt de implementatie vaak wel ingewikkelder. Bij de implementatie is het namelijk van belang dat de robot het proces van begin tot eind ‘leert’. Dit wordt echter wel lastiger als er niet één werknemer is die dit gehele proces kent. Er moet dan veel overlegd worden met verschillende werknemers en afdelingen, wat én langer duurt én vaak minder nauwkeurig is. Doordat bij kleine organisaties werknemers vaak wel het gehele proces kennen, is de implementatie van de robot een stuk eenvoudiger (en accurater). Ook dit is dus weer een voordeel op het vlak van de implementatie zelf.

 

RPA en kleine organisaties

 

Schaalbaarheid

Het laatste voordeel van RPA en kleine organisaties is de schaalbaarheid van de robots. In drukke periodes hebben kleine organisaties vaak eigenlijk geen werknemers om dit extra werk op te vangen. In veel gevallen wordt er dan met flexwerkers gewerkt. Deze zijn echter duur en het werkt vaak minder efficiënt. Het zou dan ook mooier zijn als je eigen werknemers het werk op kunnen vangen. En dat kan door RPA! Door de software robots in drukke periodes op te schalen kunnen zij meer repetitieve handelingen automatiseren en overnemen, waardoor de robots een deel van het extra werk opvangen. Hierdoor houden werknemers zelf ook meer tijd over voor de extra taken. En aangezien je de robots toch al ‘in dienst’ hebt, kost je dit op zo’n moment geen extra geld.

 

RPA en kleine organisaties

 

Dus, wat denk jij? Zijn RPA en kleine organisaties een ‘match made in heaven’? De punten hierboven laten zien waarom RPA juist voor kleine organisaties zeer effectief kan zijn. Dus als jij ook het idee had dat RPA alleen voor grote organisaties geschikt was dan zie je nu hopelijk in waarom dat niet het geval is.

 

 

Geloof jij dat RPA en kleine organisaties inderdaad goed samengaan? En heb je interesse in RPA? Volg dan één van onze trainingen. Je kunt ook contact met ons opnemen voor overige vragen. 

 

Ook interessant:

Tja, en hoe begin je dan met RPA? 8 stappen voor RPA

RPA leveranciers

Een RPA robot ook voor jouw branche? Absoluut!