Veel organisaties vragen zich af of Robotic Process Automation (RPA) wel geschikt voor hen en voor hun branche is. Maar het antwoord hierop is simpel: ja. Binnen elke branche bevinden zich wel repetitieve werkzaamheden die geautomatiseerd kunnen worden. Een RPA robot kan bijvoorbeeld facturen verwerken, gegevens kopiëren en plakken, automatische e-mails verzenden of bestanden en mappen samenvoegen. En dit alles doet hij een stuk sneller én accurater dan werknemers. In deze blog lees je drie voorbeelden van branches waar RPA al veel wordt ingezet en waar het zijn toegevoegde waarde al heeft bewezen.

 

Bankenwereld

In de bankenwereld is een hoge mate van concurrentie. Daarnaast is het ook een branche die onwijs veel merkt van de economische groei. Er komt elke dag een hoop data binnen die verwerkt moet worden door banken. Hierbij is het uiteraard van groot belang dat er geen fouten gemaakt worden, aangezien dit zowel hen als hun klanten geld kan kosten. Dit samen maakt deze branche een zeer geschikte kandidaat voor RPA. Zo kan een RPA robot binnen deze branche bijvoorbeeld:

 

  • Creditcardaanvragen verwerken: Een RPA robot kan binnen slechts enkele uren documenten van de klant ophalen, naar iemand zijn/haar achtergrond en eerdere aanvragen onderzoek doen én de aanvraag ofwel goed- ofwel afkeuren. De robot kan dit zonder hulp van een werknemer. Dit is omdat hij altijd opgestelde ‘als-dan’ regels volgt. Hij weet in welke situaties een aanvraag moet worden goedgekeurd en in welke situaties het moet worden afgekeurd. Als er zich toch een uitzondering voordoet dan kan de robot het doorsturen naar een werknemer.

 

  • Hypotheekaanvragen verwerken: De RPA robot kan hier in principe hetzelfde handelen als bij de creditcardaanvraag, alleen moeten klanten hier wel nog met een werknemer praten. Echter, het voorwerk kan gedaan worden door de RPA robot. Op deze manier gaan deze aanvragen sneller en worden er minder fouten gemaakt in het proces.

 

  • Het sluiten van accounts: Zodra een klant overstapt naar een andere bank moet zijn/haar account uiteraard gesloten worden. Voor een werknemer is dit vervelend werk, maar voor een robot zijn het slechts enkele knoppen die hij moet ‘indrukken’.

 

  • Fraude ontdekken: Fraude bij banken komt steeds vaker voor en werknemers zijn hard aan het werk om dit zo veel mogelijk tegen te gaan. Maar het handmatig controleren van elke transactie is natuurlijk onbegonnen werk. Een RPA robot kan transacties daarentegen gemakkelijker controleren op fraudepatronen. Door een ‘als-dan’ methode toe te passen kunnen zij dit soort patronen opsporen en doorspelen naar de afdeling die hierover gaat. Deze kan dan verder onderzoeken of het hier echt om een fraudezaak gaat. Werknemers hoeven dit dan echter voor een stuk minder gevallen te doen.

 

wat is rpa

 

Gezondheidszorg

Ook de gezondheidszorg kent een hoop repetitieve handelingen die geautomatiseerd kunnen worden. Patiënten vinden het niet prettig als zij binnen de gezondheidszorg geholpen worden door een fysieke robot, maar achter de schermen zijn robots juist in hun voordeel! Artsen en verpleegkundigen hebben door de toegenomen werkdruk en het personeelstekort te weinig tijd voor patiënten. Dit is onder andere omdat zij te veel tijd kwijt zijn aan repetitieve, administratieve werkzaamheden. En hierdoor krijgen patiënten niet de zorg die zij verdienen. Maar artsen en verpleegkundigen willen dit natuurlijk het liefst ook anders zien. Er zijn misschien niet genoeg fysieke verpleegkundigen (of hier is geen geld voor), maar er kan wel een heel team van ‘software verpleegkundigen’ aangesteld worden. RPA robots kunnen zich in deze branche bijvoorbeeld bezighouden met:

 

  • Facturen verwerken: Ook binnen deze branche zijn er uiteraard veel facturen die verwerkt moeten worden. Werknemers zijn hier veel tijd aan kwijt, maar de RPA robot kan dit drie keer zo snel doen. Daarnaast is het werk van de robot altijd foutloos.

 

  • Patiënten inschrijven: Als er een nieuwe patiënt is, of dit nou bij een huisarts of bij een ziekenhuis is, dan is het inschrijven van deze patiënt altijd een hoop werk. De gegevens moeten vaak in meerdere systemen ingevuld worden, wat veel tijd kost en tot veel frustraties leidt. Voor een werknemer is het vervelend en onhandig om de hele tijd tussen deze systemen te moeten wisselen en telkens weer dezelfde informatie in te moeten vullen, maar een robot doet dit binnen enkele seconden.

 

  • Agenda’s inrichten: Tja, plannen. Het moet je ding maar zijn. Veel mensen houden er helemaal niet van, maar het is uiteraard wel van groot belang dat de agenda’s van artsen bijgehouden worden en accuraat zijn. Het kan hierbij gaan om het inplannen van vervolgafspraken, consulten of operaties. Het is van belang dat de agenda zo efficiënt mogelijk is ingericht en dat afspraken niet overlappen. Voor de RPA robot is dit een eenvoudig taak, aangezien hij hierbij altijd dezelfde regels kan volgen. Uitzonderingen komen hierbij vrijwel nooit voor en hij kan dus altijd de opgestelde ‘als-dan’ methode gebruiken.

 

  • Recepten doorsturen: Ook het doorsturen van recepten kan de RPA robot eenvoudig automatiseren. De arts moet hiervoor wel invullen welk medicijn nodig is, maar de rest van het proces kan de robot overnemen. Zo kan de robot zien naar welke apotheek het recept doorgestuurd moet worden, of het een eenmalig recept of een herhaalrecept is en eventuele opmerkingen meesturen. En in een grote praktijk of een ziekenhuis, waar dagelijks ontzettend veel recepten worden voorgeschreven, kan dit werknemers veel tijd schelen!

 

wat is rpa

 

Verzekeringsmaatschappijen

Een verzekeringsmaatschappij heeft dagelijks te maken met een hoop claims en facturen die binnenkomen. En ook in deze branche, net als in de bankenwereld, is er een hoge mate van concurrentie. Als jij vindt dat je zorgverzekering steevast lang doet over het verwerken van een factuur dan kan dit al een reden zijn om over te stappen. Vaak word je dan bijvoorbeeld bang dat het niet betaald gaat worden en als het hierbij om grote bedragen gaat dan is dit natuurlijk geen fijn gevoel. Ook voor deze branche is het dus belangrijk dat zij zo snel mogelijk (en accuraat mogelijk) te werk gaan. RPA kan hiervoor bijvoorbeeld de volgende processen automatiseren:

 

  • Aanvraag nieuwe klanten: Bij een nieuwe aanvraag moet er een hoop informatie verzameld en verwerkt worden, welke vaak uit verschillende bronnen gehaald moet worden. Zonder deze informatie weet een verzekeringsmaatschappij niet of de klant in aanmerking komt voor een verzekering. Het is dus van belang dat de informatie volledig is en goed geanalyseerd wordt. RPA kan deze informatie automatisch verzamelen, verwerken en analyseren. Dit zorgt er niet alleen voor dat klanten tevredener zijn (want hoe sneller zij iets horen, hoe beter), maar ook dat er meer nieuwe klanten kunnen worden toegelaten.

 

  • Claims verwerken: Ook voor claims moet er veel informatie verwerkt worden en ook dit is vaak afkomstig uit verschillende bronnen. En door de grote hoeveelheid claims dat dagelijks binnenkomt, zijn werknemers hier vaak lang mee bezig. Voor elke claim moet worden gekeken of hij volledig is en of de claim ook werkelijk uitbetaald mag worden. Als de claim niet volledig blijkt te zijn dan kan de RPA robot deze automatisch terugsturen naar de klant met een herinnering om de missende informatie aan te vullen en vervolgens kan hij de complete claim opnieuw verwerken. Door ook hier het ‘als-dan’ principe toe te passen weet de robot wanneer een claim goed- of afgekeurd moet worden.

 

  • Handmatige data invoering: Verzekeringsmaatschappijen ontvangen veel informatie nog zowel op papier als digitaal. Dit is voor werknemers echter zeer onhandig aangezien zij de informatie die zij op papier ontvangen vervolgens zelf digitaal moeten invoeren. En dit vaak ook nog in verschillende systemen. Dit kost niet alleen veel tijd (en daardoor geld), maar er is ook een grote kans op fouten. Het is haast onmogelijk om de hele dag naar een scherm te staren, gegevens in te voeren en hier vervolgens geen fouten bij te maken. Maar voor een software gaat dit uiteraard niet op. Door een RPA robot deze informatie automatisch in de systemen te laten invoeren bespaar je een hoop tijd, geld en frustraties.

 

  • Naleving van de wetgeving: Verzekeringsmaatschappijen moeten zich aan een hoop regels en wetten houden. Het is bijvoorbeeld erg belangrijk dat zij zich aan de belastingwetten of privacywetgeving houden. Maar dit is niet altijd even gemakkelijk. De wetten en regels veranderen vaak, wat het voor werknemers ingewikkeld maakt om deze altijd strikt te volgen. Telkens als er een wetsverandering is dan moeten de processen hierop aangepast worden om zo te zorgen dat je compliant blijft werken. En als dit niet gedaan wordt dan kunnen er hoge boetes voorgeschreven worden. Het lastige hierbij is dat de ene werknemer een proces toch nét iets anders uitvoert dan de ander. Maar een kleine afwijking in het proces door slechts één werknemer kan soms al tot een hoge boete leiden. De RPA robot voert een proces daarentegen altijd hetzelfde uit, aangezien hij altijd dezelfde regels volgt. Op deze manier kun je het proces dus goed standaardiseren en ervoor zorgen dat de wetten en regels altijd nageleefd worden. Ook zijn nieuwe wetten of regels eenvoudig aan te passen in de software, waardoor de nieuwste regel- en wetgeving altijd aangehouden wordt.

 

wat is rpa

 

Dit zijn slechts drie voorbeelden van branches waar RPA geschikt voor is. Maar ook al zit jouw organisatie in een andere branche dan is RPA ook heus geschikt voor jou!

 

Heb je interesse in RPA? Of vraag jij je af of hoe RPA in jouw branche kan helpen? Volg dan één van onze trainingen. Je kunt ook contact met ons opnemen voor overige vragen.  

 

Ook interessant:

Hoe RPA en Lean elkaar ondersteunen

RPA leveranciers

Wat zijn de voordelen van RPA?