Valkuilen van RPA

Aangezien RPA een relatief nieuwe technologische ontwikkeling is en veel mensen nog niet volledig weten hoe ze de software het beste kunnen implementeren is het niet gek dat zij vaak tegen dingen aanlopen. Om je hier enigszins tegen te behoeden geven wij hier de meestvoorkomende valkuilen van RPA. Je kunt hier zowel in de periode voor de implementatie als tijdens of post-implementatie tegenaan lopen. Door deze valkuilen te bespreken weet je vervolgens ook beter hoe je ze kunt ontlopen.

 

Organisatorische valkuilen van RPA

  • Onvoldoende inzet van medewerkers

Voordat je aan een RPA implementatie begint, is het van belang dat medewerkers achter de implementatie staan. Dit heeft meerdere redenen. Ten eerste is het voor een succesvolle implementatie belangrijk dat medewerkers die voorheen het proces uitvoerden betrokken worden bij de implementatie. Zij hebben de meeste kennis van het proces en weten als geen ander hoe het moet lopen. Deze kennis is daarom nodig voor de configuratie van de robot. De robot kan zelf geen fouten opsporen en voert het proces altijd zo uit als hoe dat hem ‘geleerd’ is. Het is daarom de taak van de medewerkers om hem het proces goed te leren.

 

Ten tweede is het van belang dat de robot (vooral in het begin) goed gecontroleerd wordt. Zoals hierboven is uitgelegd kan de robot zelf geen fouten opsporen en zal hij het dus niet merken als er een fout in hem is geïnstalleerd. Het is daarom aan medewerkers om hem te blijven monitoren en te kijken of hij naar behoren functioneert. Als er toch dingen aangepast moeten worden in de software dan moeten zij dit vervolgens doen. Ook als er bijvoorbeeld wachtwoorden zijn veranderend o.i.d.

 

Maar als medewerkers zich dus niet inzetten voor RPA dan is de slagingskans zeer klein. Als zij bijvoorbeeld niet achter de implementatie staan omdat zij denken dat de robot hun baan over zal nemen dan is de kans groot dat zij zich niet gaan inzetten voor de implementatie. Want hé, als de robot niet goed werkt dan zal hij je ook niet vervangen. Leg dus duidelijk aan hen uit dat de software ook hen juist komt ondersteunen en laat de voordelen van de software zien. Alleen dan zullen zij achter de implementatie staan.

 

  • Onvoldoende steun van het management

Zoals voor eigenlijk elke innovatie geldt, is het van belang dat het management erachter staat. Zij zijn degene die het moeten goedkeuren en financieren. Dus zonder hun steun zal de implementatie er waarschijnlijk niet eens komen. Ook hen moet je daarom overtuigen van RPA en de voordelen van de software duidelijk uitleggen. Want welke manager wil nou geen betere resultaten, lagere kosten en een verhoogde wendbaarheid?!

 

  • Onvoldoende geschikte IT-medewerkers

Ondanks dat het niet de bedoeling is dat de IT-afdeling voor de gehele implementatie opdraait, is het wel handig als je IT-medewerkers enige kennis hebben van RPA. Dit is nou eenmaal de afdeling met de meeste technische kennis. Het is daarom handig om van deze kennis gebruik te kunnen maken.

 

  • Onduidelijke verantwoordelijkheden

Het is natuurlijk altijd belangrijk dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn en dat iedereen weet wat hij/zij moet doen, maar dat maakt het niet minder belangrijk om het ook hier te benoemen. Zo moet er bijvoorbeeld duidelijk afgesproken worden wie de robot monitort. Als dit niet gebeurt, is er namelijk het gevaar dat niemand het doet.

 

Valkuilen van RPA

 

Proces valkuilen van RPA

  • Een proces automatiseren dat niet geschikt is voor RPA

RPA is niet voor elk proces een geschikte oplossing. Voor sommige processen zal de software je dan ook helaas niet de gewenste resultaten leveren. Dit zorgt dan alleen maar voor hoge kosten en onveranderde (of lagere) resultaten. Ga dit soort processen dan ook niet proberen te automatiseren! Een lijst met vereisten waar een proces aan moet voldoen, kun je hier vinden. Zo moet het proces bijvoorbeeld een groot volume kennen en moet het geen uitzonderingen hebben.

 

  • Volledige automatisering nastreven wanneer dit niet efficiënt is

Voor sommige processen is het simpelweg niet efficiënt om deze volledig te willen automatiseren. Veel processen zijn namelijk zonder veel moeite voor 70-80% te automatiseren. Maar voor de laatste 20% zijn de codes een stuk ingewikkelder en daardoor ook duurder. Om zo’n proces toch volledig te automatiseren is dan niet winstgevend. In die gevallen is het dan ook verstandiger om de laatste 20% niet te automatiseren.

 

Valkuilen van RPA

 

Post-implementatie valkuilen van RPA

  • Onderhoud

Het is van groot belang om de robot goed te onderhouden. Dit houdt in dat hij ook na de implementatie gemonitord moet blijven worden en dat nieuwe instellingen, updates, etc. worden doorgevoerd in zijn instellingen. Als dit niet gebeurt zal zijn werking afnemen of zelfs stoppen.

 

  • Schaalbaarheid

Wanneer RPA effectief blijkt te zijn en de bedrijfsresultaten inderdaad stijgen, willen veel organisaties RPA ook voor andere processen implementeren. Het is hierbij echter wel van belang dat de post-implementatiezorg (zoals het onderhoud van hierboven) hierdoor niet verslapt. Dus ondanks dat er nu meerdere robots gemonitord moeten worden, wat het wellicht iets complexer maakt, moet dit nog steeds goed gebeuren.

 

Dit zijn veelvoorkomende valkuilen van RPA. Het is niet gek als jij hier tegenaan loopt tijdens je (eerste) implementatie. Nu je echter weet wat enkele valkuilen van RPA zijn, ben je hier (hopelijk) voorzichtiger mee en ben je in staat om ze succesvol te ontlopen. Vind je het toch nog spannend of ingewikkeld om zelf te beginnen? Geen zorgen! Wij kunnen je ook helpen met de verschillende trainingen die we aanbieden. Je kunt ook contact met ons opnemen voor overige vragen.

 

Boek nu je RPA training

 

Ook interessant:

7x hoe begin je met een RPA implementatie

4 afdelingen waar RPA perfect voor is

Mythes over RPA: wat is wel en wat is niet waar?

 


Bron afbeeldingen: frankwatching.com, financesonline.com