RPA is een nieuwe technologische ontwikkeling die zeer belovend klinkt. Maar ja, de volgende vraag is: ”Hoe begin je met RPA?”. Dit kan vaak nog onduidelijk zijn. Vandaar dat wij hier enkele stappen voor RPA geven die je op weg kunnen helpen bij de implementatie. Door je aan deze acht stappen te houden verhoog je de kans op het slagen van de implementatie aannemelijk.

 

1. Kies een geschikt proces

Dus, hoe begin je met RPA? De eerste, en misschien ook wel de belangrijkste stap is het kiezen van een geschikt proces. Wil het proces te automatiseren zijn dan moet het in ieder geval repetitief zijn en dus altijd dezelfde regels volgen. Ook moet het proces bijdragen aan het realiseren van je doelstelling (betere resultaten en lagere kosten) wil het rendabel zijn. Een uitgebreide lijst van criteria waar een proces aan moet voldoen kun je hier vinden.

 

2. Datacollectie en omvang project bepalen

Voor het eerste project is het ten zeerste aan te raden om een klein, eenvoudig proces te kiezen. Je weet nog niet goed hoe de software werkt, dus maak het jezelf ook niet te ingewikkeld! ‘‘Start small, think big’’ geldt ook hier. Nadat het project is bepaald moet een projectteam aangesteld worden. Dit team moet bestaan uit proceseigenaren, IT-medewerkers, mensen van het management en werknemers die kennis hebben van het proces. Onderling moeten duidelijke afspraken gemaakt worden zodat het proces zo soepel mogelijk verloopt. Bij deze stap wordt ook meetbaar gemaakt wat het project je organisatie moeten opleveren.

 

3. Gedetailleerde beschrijving van het proces

Voordat de robot geconfigureerd gaat worden is het belangrijk dat het proces volledig bekend is en dat hiervan een gedetailleerde beschrijving aanwezig is. Hierdoor wordt precies duidelijk hoe de robot ingesteld moet worden. Als niet goed in kaart gebracht is hoe het proces loopt dan kan het dat tijdens de configuratie activiteiten worden gemist, aangezien deze simpelweg niet bekend zijn. Dit is echter wel problematisch, aangezien de robot deze activiteiten dan ook niet zal uitvoeren. Hij kan namelijk alleen handelingen uitvoeren die in hem geprogrammeerd zijn. De software kan helaas zelf geen fouten opsporen. Dus ook als er nog fouten in het proces zelf zitten dan zal de robot deze overnemen, aangezien hij niet ‘‘weet’’ dat dit een fout is. Zorg dus altijd dat je precies weet hoe het proces loopt, zodat de robot elke stap kan ‘‘leren’’ en hierin geen fouten zal maken.

 

4. Robotic Process Redesign

Als uit de gedetailleerde beschrijving van de vorige stap blijkt dat een proces toch nog niet optimaal loopt dan moet het proces eerst verbeterd worden. Er moeten dan ook altijd bij aanvang eventuele bottlenecks, afwijkingen en verspillingen opgespoord en verbeterd worden, zodat de robot het efficiëntste en succesvolste proces overneemt. Bij deze stap ga je dus eigenlijk verder met de vorige stap en voer je verbeteringen door.

 

5. Configureren van de robot

Er zijn veel verschillende RPA leveranciers, wiens software op belangrijke vlakken verschillen. Voor elke organisatie of project kan een andere leverancier geschikter zijn. Vind je het lastig om deze keuze zelf te maken? Dan raden wij aan om hier een ervaringsdeskundige voor in te schakelen. Deze kan je beter advies geven over welke leverancier het meest geschikt is voor jouw organisatie. Nadat hier een keuze in gemaakt is, kan de robot eenvoudig geconfigureerd worden.

 

6. Testen

Voordat de robot echt wordt geïmplementeerd is het noodzakelijk om hem te testen. Heb je toch nog fouten in je proces zitten of is de robot verkeerd ingesteld? Dan komt dat hier naar voren. Dit voorkomt dat de robot de handelingen verkeerd gaat uitvoeren.

 

7. Pilot test

Als er bij de vorige stap geen fouten naar voren zijn gekomen dan kan er worden begonnen aan een pilot test. Hierin is de robot al wel geïmplementeerd en voert hij het proces dus werkelijk uit. Voor zeer kleine en eenvoudige processen is het mogelijk om deze pilot in twee weken uit te voeren. Voor iets ingewikkeldere processen duurt dit vaak vier tot zes weken, maar afhankelijk van de complexiteit van een proces, de beschikbaarheid van data en de hoeveelheid afwijkingen die het proces toelaat, kan dit iets langer duren.

 

8. Continu verbeteren

De laatste van de stappen is het blijven monitoren van de robot. Nadat de robot het proces heeft geautomatiseerd en zelf uitvoert, is het proces namelijk nog niet klaar. Doordat de robot niet zelf kan nadenken en alleen kan uitvoeren waarvoor hij geprogrammeerd is, kan hij niet in spelen op een veranderende omgeving. Het is dus belangrijk om de robot te blijven monitoren om zo te checken of de robot nog steeds optimaal functioneert. Ook moet de robot aangepast worden als er bijvoorbeeld nieuwe updates, nieuwe wachtwoorden of nieuwe taken zijn.

 

Heb je antwoord gekregen op de vraag ‘Hoe begin je met RPA?’, maar wil je meer weten dan op deze website te vinden is? En wil je in staat zijn om RPA zelf te kunnen implementeren, maar vind je dit nog lastig? Overweeg dan om een training te volgen. Hierin wordt duidelijk antwoord gegeven op de vraag ‘Hoe begin je met RPA?’ en er wordt uitgelegd hoe je moet beginnen aan de implementatie. 

 

Ook interessant: